КЕП – це невід’ємна частина сучасного електронного документообігу. Він значно спростив процес підписання документів, взаємодію з органами державної влади та подання звітності.
У цій статті детально розповідаємо, що таке КЕП, де він використовується та як його отримати. Окремо описуємо алгоритми перевірки та підписання документів за допомогою КЕП, а також особливості його безпечного зберігання.
Стаття буде корисною для юридичних та фізичних осіб-підприємців, які ведуть активний електронний документообіг та бажають подбати про його максимальний захист.
Що таке КЕП
Кваліфікований електронний підпис (КЕП) – це електронний аналог власноручного підпису. Він додатково захищений криптографічними алгоритмами та кваліфікованими сертифікатами.
Згідно з Законом України «Про електронний документообіг та електронні документи» від 22.05.2003, кваліфікований електронний підпис має юридичну силу власноручного підпису. Це також підтверджено законодавством інших країн, зокрема в Європейському Союзі, завдяки регламенту eIDAS.
Що таке підпис КЕП та де він використовується? Найчастіше – це дистанційне підписання документів, користування е-послугами, подання звітності та реєстрація на державних порталах.
Ключ КЕП гарантує безпечний варіант здійснення електронного документообігу. Він знаходиться на захищеному носії: токені, хмарному сховищі, Mobile ID чи смарт-картці. Це гарантує вищий ступінь захисту даних.
Підпис КЕП є надійним інструментом для підтвердження автентичності та цілісності електронних документів, який забезпечує високий рівень безпеки та довіри у цифровому середовищі.
Читайте також: Факторинг та факторингові операції: що це і як працює в Україні
Де використовується електронний підпис КЕП
КЕП для юридичної особи – це зручний та безпечний варіант підписання документів. Він відповідає високим стандартам захисту та має юридичну силу, яка аналогічна до власноручного підпису.
Для яких цілей найчастіше використовується КЕП?
- Електронний документообіг. Ви можете підписувати різні типи внутрішніх та зовнішніх документів: заяви, угоди, апеляції, скарги тощо.
- Подання звітності. За допомогою КЕП юридичні особи подають звіти до податкової служби чи інших установ.
- Взаємодія з державними органами. КЕП дозволяє отримувати дозволи та ліцензії, а також ефективно комунікувати з різними установами.
Використання КЕП значно спрощує підписання документів, підтверджує їхню справжність та підвищує рівень безпеки юридичних операцій.
У наступному підпункті детальніше розповідаємо, що таке КЕП і як його отримати.
Як отримати КЕП
В Україні отримати КЕП може фізична особа, фізична особа-підприємець (ФОП) та юридична особа. Це можна зробити як офлайн, так і онлайн.
Отримання КЕП забезпечують кваліфіковані постачальники довірчих електронних послуг. Ознайомитися з детальним списком можна на сайті Центрального засвідчувального органу.
Як створити КЕП та які документи для цього потрібні? Більшість установ вимагають:
- Заповнену реєстраційну форму.
- Паспортні дані.
- Реєстраційний номер облікової картки платника податків.
Зверніть увагу, що якщо ви плануєте створити КЕП в Інформаційно-довідковому департаменті Державної податкової служби, Міністерстві внутрішніх справ України чи Приватбанку, ця послуга є безкоштовною. Інші надавачі довірчих послуг мають свої тарифи, які ви можете дізнатися на офіційних сайтах.
Як отримати КЕП онлайн? Ви можете зробити це у мобільних застосунках більшості українських банків. Фізичні особи підприємці (ФОП) можуть отримати КЕП онлайн у застосунку “Дія”. Описуємо, як це зробити:
- Перейдіть за посиланням на офіційний сайт КНЕДП «ДІЯ».
- Натисніть кнопку «Отримати послуги».
- Оберіть пункт «Придбати сертифікат».
- Заповніть необхідні дані. Детальна відеоінструкція за посиланням.
Процес отримання КЕП триває до хвилини. Термін дії становить 1-2 роки.
Онлайн-сервіс WEAGRO дозволяє фермерам та постачальникам укласти угоду купівлі-продажу з відтермінуванням оплати без зайвих зусиль. Ви можете прикріпити відскановану версію підписаного документу, або підписати його дистанційно за допомогою КЕП.
Як перевірити КЕП
У цій статті ми детально розглянули, як зробити та де отримати КЕП. Зараз розповімо, як перевірити термін дії КЕП.
- Перейдіть за посиланням на сайт Кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг Державної податкової служби України.
- Зазначте код ЄДРПОУ, реєстраційний номер облікової картки платника податків, УНЗР ІD-картки.
- Натисніть кнопку «Пошук».
- Отримайте результати у вікні «Результати пошуку».
Ви також можете здійснити перевірку кваліфікованого електронного підпису у додатку ІІТ Користувач ЦСК-1. Його можна завантажити в AppStore або GooglePlay.
Як перевірити, чи підписаний документ?
- Перейдіть за посиланням на сайт Центрального засвідчувального органу Міністерства цифрової трансформації України.
- Завантажте підписаний документ у форматі p7s, pdf, xml, asics або asice.
- Натисніть кнопку «Перевірити».
- Отримайте результати перевірки.
За необхідності ви можете додатково завантажити протокол створення та перевірки КЕП.
Як підписати документ КЕП
Підписання КЕП займає декілька хвилин вашого часу. Як накласти КЕП на документ без зайвих зусиль? Підготували для вас детальний алгоритм.
- Оформіть необхідний документ для підписання.
- Скористайтеся сайтом Кваліфікованого надавача електронних послуг. Ви можете це зробити в «Дії» за посиланням.
- Оберіть послугу «Підписати документ».
- Зазначте необхідні дані: місце збереження КЕП, назву КНЕДП, місцезнаходження КЕП, пароль та натисніть кнопку «Зчитати».
- Перевірте правильність внесених даних та натисніть кнопку «Далі».
- Оберіть, в якому форматі ви бажаєте зберегти дані та підпис.
- Після цього ви отримаєте підписаний документ. Для завершення операції натисніть кнопку «Дякую.
Як підписати документ за допомогою КЕП на онлайн-сервісі WEAGRO?
- Постачальник створює заявку на продаж у розстрочку та заповнює необхідну інформацію. Покупцю надійде SMS-повідомлення з кодом.
- Для підписання покупець авторизується за номером, який був вказаний раніше, а також надісланим кодом в SMS-повідомленні.
- Протягом 30 хвилин фінансова компанія приймає рішення щодо заявки. Результат ви отримаєте в SMS-повідомленні.
- Покупець та продавець може підписати документ як фізично, так і за допомогою кваліфікованого електронного підпису.
Читайте також: Що таке розстрочка: різниця між кредитом і розстрочкою
Важливий момент: менеджеру продавця потрібно буде підвантажити на сервіс WEAGRO підписану видаткову накладну протягом 10 календарних днів. Всю потрібну інформацію можна знайти в особистому кабінеті.
З онлайн-сервісом WEAGRO фермери можуть придбати бажаний товар вже сьогодні, а сплачувати за нього впродовж терміну до 180 днів.
Як зберігати КЕП
Згідно з Законом України № 2155 від 7 листопада 2018 року, КЕП юридичної особи та фізичної особи має зберігатися лише на спеціальному захищеному носії – токені. Зовні він виглядає як звичайна USB-флешка. Насправді ж це спеціальний пристрій, що призначений для безпечного зберігання КЕП та ідентифікації користувача.
Інший формат захищеного носія для підпису документів КЕП – це смарт-картка, однак для неї знадобиться додатковий рідер для зчитування ключа.
Накласти кваліфікований електронний підпис можна також тоді, коли ваш КЕП знаходиться у захищеному хмарному сховищі. Для підписання документів потрібно лише завантажити потрібний файл, зайти в застосунок, ввести пароль КЕП та отримати підписаний варіант.
Висновок
Підписання документів за допомогою КЕП гарантує швидкість та безпечність обміну необхідними документами. Накласти підпис можна дистанційно у будь-який час, що значно підвищує ефективність бізнес-процесів.
Що таке кваліфікований електронний підпис у сучасному світі? Це ваша гарантія вищого рівня безпеки, який знижує ризик підробки документів та несанкціонованого доступу до конфіденційної інформації. Отримати КЕП можна у кваліфікованих постачальників довірчих електронних послуг.
Онлайн-сервіс WEAGRO – це можливість для фермерів швидко та без передплат купити необхідний товар з відтермінуванням платежу. Основна філософія проєкту – створити систему, яка мінімізує бюрократію та надає ефективне та прозоре фінансування агровиробникам.
Джерело зображень: Shutterstock
